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Un·e collaborateur·trice administratif·ve dans un Centre Alpha

Offre d’emploi à Lire et Écrire Bruxelles

Conditions indispensables :

  • Être dans les conditions ACS.
  • Niveau CESI (secondaire inférieur) maximum.
  • Avoir une expérience dans une fonction similaire.

Poste proposé :

  • Mi-Temps - 18 heures /semaine
  • Barème de la fonction selon la CP 329
  • Engagement souhaité mi-octobre 2020 – CDI

Lettre de motivation et CV à envoyer uniquement par email avec mention « admin centre alpha » pour le 25 septembre 2020 au plus tard à :
recrutement.bxl@lire-et-ecrire.be

Mission

Seconder le·la coordinateur·trice du centre alpha dans les tâches administratives et organisationnelles.

Tâches

  • Accueil et gestion administrative
  • Accueil – renseignement : des visiteurs, du public en partenariat avec l’accueillant.e.
  • Permanence téléphonique : gestion des appels et transmission des messages
  • Gestion et distribution du courrier et des fax entrant et sortant (trier, dispatcher, suivre et classer)
  • Assurer le suivi de la communication interne (par affichage, mail ou voie orale) après discussion et validation par le coordinateur de centre
  • Transmission des absences des travailleur.ses du centre aux Ressources Humaines
  • Classement - archivage – tri
  • Gestion, encodage et actualisation des tableaux : congés, heures supplémentaires.
  • Contact et appel des apprenant.es des groupes internes au centre en cas d’absence du.de la formateur.trice et aussi prévenir les associations conventionnées.
  • Prise de note et rédaction de PV (réunions équipes et autres)
  • Mise en forme (en Word) des tableaux horaires des formateur.trices dans le cadre de l’avenant annuel au contrat de travail, éventuellement son adaptation et sa mise à jour.
  • Veiller à ce que les documents administratifs (feuilles de route, feuilles de congé, autorisation de sortie, …) soient disponibles à l’équipe en quantité suffisante à l’endroit convenu.
  • Classement des documents dans dossier personnel.
  • Classement des demandes de formation signées par la coordination et envoyées par les intéressé.es aux Ressources Humaines.

• Gestion de la trésorerie

  • Suivi et encodage des opérations courantes liées à la trésorerie.
  • Encodage et copie des pièces de caisse.
  • Classement et archivage des pièces de caisse.

• Gestion logistique du centre

  • Gestion d’occupation des locaux (réservation de salles)
  • Envoi de la commande de matériel et équipements après validation par la coordination de centre
  • Gestion des approvisionnements et des livraisons et assurer les relais avec les fournisseurs
  • Gestion du travail de l’aide-ménagère : organisation de son travail et de son emploi du temps.
  • Contacts avec le bureau ALE (commande des chèques, remplacement en cas d’absence)
  • Gestion et relai de la maintenance du parc informatique.
  • Gestion du panneau d’affichage du centre.

• Tâches spécifiques

  • Encodage des dossiers des candidat.es apprenant.es dans la BDD de LEE Bxl (première phase de l’encodage du dossier) et aussi récolte des données des apprenant.es des groupes des associations conventionnées
  • Extraire les données statistiques des heures de cours et de formations prestées à la demande de la coordination du centre.
  • Encodage des listes de présences des apprenant.es.

Le.la travailleur.se est susceptible de travailler dans le cadre du projet FSE, documenté et justifié sur base de timesheets relatives au temps de travail et/ou sur base de clés de répartition.

Profil

Compétences techniques

  • Bonne maîtrise de l’outil informatique
  • Bonnes compétences en termes d’encodage, de mise en page
  • Une bonne expérience en prise de notes est demandée
  • Bonne expression orale et écrite
  • Bonnes capacités organisationnelles

Compétences comportementales

  • Capacité d’accueil
  • Capacité à travailler en équipe
  • Être proactif·ve
  • Être assertif·ve
  • Être flexible

Savoir-Être

  • Être ponctuel·lle
  • Avoir le sens des responsabilités
  • Faire preuve de rigueur et de précision
  • Faire preuve de fiabilité
  • Avoir un bon sens relationnel

Lire et Écrire Bruxelles

Lire et Écrire Bruxelles trouve son ancrage dans les mouvements ouvriers. La finalité de son action est de promouvoir et de développer l’alphabétisation dans une perspective d’émancipation des personnes et de changement social vers plus d’égalité et de justice sociale.

Lire et Écrire Bruxelles est soutenue par :

Union européenne
Fonds social européen
Union européenne
Fonds asile, migration et intégration